「作り直すべきか、延命すべきか」の判断基準

意思決定 / 費用の考え方

古い社内システムをどうするか。この判断は、たいてい次のような形で迫られます。

• 業者に相談したら「そろそろ作り直しましょう」と言われた
• 見積を見たら数百万円だった
• とはいえ、今のままで不安があるのも事実だ

私は延命を請け負う立場ですが、すべてを延命すべきだとは考えていません。 作り直した方が結果的に安く済む場合は確実にあります。問題は、その判断が感覚と、相談した相手の立場で決まってしまいがちなことです。

ここでは、判断を分ける具体的な条件を挙げます。

先に整理: この判断は「二択」ではない

まず、選択肢は2つではありません。実際には少なくとも4つあります。

「作り直すか、このままか」と考えると極端な二択に見えますが、実際には間に段階があります。まずこれを押さえてください。

延命が正解になりやすい条件

次に当てはまるほど、延命の方が合理的です。

1. 業務のやり方が、当分変わらない

最も重要な条件です。システムを作り直す本当の理由は、業務が変わったときです。 今の業務のやり方が今後も続くなら、今のシステムはその業務に合っています。作り直しても、出てくるものは今と同じ動きをするものです。

2. 使っている人が限られていて、増える予定がない

5人で使っていて、これからも5人。そういう状況なら、今の仕組みが抱える性能上の制約は問題になりません。

3. 止まっても、手作業で代替できる

1日止まっても、その日は手作業で回せる。そういう業務なら、リスクの大きさは限定的です。逆に、止まった瞬間に出荷が止まるような業務は、条件が変わります（後述）。

4. データの持ち方に無理がない

件数が数万件程度で、増え方も緩やか。この規模なら、Excel や Access のままで十分に動きます。

5. 作り直しの見積が、年間の維持費の5年分を超える

費用の観点です。作り直しに300万円かかり、延命の維持費が年20万円なら、 15年分に相当します。その間に業務のやり方が一度も変わらない可能性は低いので、作り直したものが陳腐化する方が先です。

作り直しを検討すべき条件

逆に、次に当てはまる場合は、延命が最善とは限りません。私は調査の結果これらに該当すれば、はっきりそう申し上げます。

1. 業務のやり方が変わった、または変わる予定がある

インボイス制度への対応、取引先の要求する帳票の変更、事業の統廃合。こうした変化に今のシステムが追随できない場合、延命は「合わないものを維持し続ける」ことになります。

2. 止まると即座に事業が止まり、かつ復旧手段がない

出荷、請求、給与。止まった瞬間に事業が止まる業務で、かつ特定の1台のパソコンでしか動かないという状態は危険です。

ただしこの場合でも、いきなり作り直す必要はありません。まず「1台依存を外す」ことが最優先で、それだけで危険度は大きく下がります。作り直しはその後で落ち着いて検討できます。

3. データが壊れ始めている

「たまに数字が合わない」「特定の操作をすると異常終了する」「ファイルサイズが異常に大きい」——これらはデータ側に問題が出ている兆候です。

この状態での延命は、壊れたものを維持することになります。ただし多くの場合、データの整理と修復で対応でき、システムそのものを作り直す必要まではありません。

4. 法令上の要求を満たせない

個人情報の取り扱い、電子帳簿保存法への対応、取引先から求められるセキュリティ要件。これらを今の仕組みで満たせない場合は、対応が必要です。

5. ライセンス上、もう使えない

使っている部品やツールのライセンスが失効していて、新しいパソコンに入れられない。この場合、延命の手段そのものが断たれます。

判断を誤らせる、よくある思い込み

「古いから危険だ」

古さそのものは危険ではありません。危険なのは、 中身が誰にも分からないことと、特定の環境に依存していることです。 20年前に作られていても、中身が分かっていて依存が少なければ、安定した資産です。

「作り直せば保守が要らなくなる」

新しく作ったものにも保守は必要です。むしろ稼働直後は不具合が集中します。「作り直せば手離れする」という前提での判断は、後で必ず食い違います。

「今の担当者が辞めるから作り直すしかない」

担当者の退職は、属人化の問題であってシステムの問題ではありません。 作り直しても、資料を残さなければ同じことが起きます。 この場合に必要なのは、作り直しではなく引き継ぎ資料の整備です。費用は桁が違います。

「見積を出してもらったから、あとは決めるだけ」

中身を調べずに出された作り直しの見積は、ほぼ必ず外れます。今のシステムが何をしているか分からないまま「同じものを作る」見積は出せないからです。 その見積には、調査の費用が含まれていますか。 含まれていなければ、着手後に必ず増額の話が出ます。

判断に必要な材料

上の条件に照らすには、いくつか事実を把握している必要があります。最低限、次が分かれば判断できます。

• 今のシステムが、どの環境に依存しているか（サーバ名、フォルダ、特定のパソコン、古い部品）
• その依存を外すのに、どのくらいの作業が必要か
• 止まったときに、業務がどこまで止まるか
• 今後1〜3年で、業務のやり方が変わる予定があるか
• 触れる人が何人いるか

このうち上2つは、中身を調べないと分かりません。下3つは社内で答えが出ます。 先に下3つを整理しておくと、調査の結果と突き合わせるだけで判断できます。

「今は延命、3年後に作り直す」も正解のひとつ

見落とされがちですが、これは有効な選択肢です。

今すぐ数百万円を出せない、あるいは業務の変化が読めない。そういう状況で無理に決めるより、まず止まらない状態を作り、その間に作り直しの検討を進める方が、判断の質は上がります。

延命にかかる費用は作り直しに比べて桁が小さいので、「時間を買う」費用としては十分に見合います。そして延命の過程で作られる資料は、そのまま作り直しの仕様書として使えます。 無駄にはなりません。