前任者がいなくなったAccessデータベースを引き継ぐ手順

Microsoft Access / 引き継ぎ・属人化の解消

Access で作られた顧客管理や受発注の仕組みを引き継ぐことになった。作った本人はもういない。マニュアルもない。とりあえず毎日動いてはいる。 ——このとき、最初にやるべきことは中身を調べることではありません。

Access は Excel と違い、開いただけでファイルの中身が書き換わります。 そして複数人が同時に使っている状態でファイルをコピーすると、壊れたコピーができあがります。順番を間違えると、調べる前に壊してしまいます。

第1段階: 壊さない状態を作る（当日中に）

1. 今、誰が開いているかを確認する

Access のファイルと同じフォルダに、拡張子が .laccdb（古い形式なら .ldb）のファイルがないか見てください。これは「今、誰かが開いている」ことを示すファイルで、中にはパソコン名とユーザー名が記録されています。メモ帳で開けば読めます。

このファイルが残っているうちは、まだ誰かが使っています。全員に閉じてもらってから次に進んでください。 誰も開いていなければ、このファイルは自動的に消えます。

2. 全員が閉じた状態で、コピーを取る

• 誰も開いていないことを確認してから、ファイルを別の場所にコピーする
• 日付を付けた名前にする（例: 顧客管理_20260802_保全用.accdb）
• コピーは読み取り専用に設定し、以後は絶対に開かない
• 可能であれば、コピー先は別のパソコンか外付けドライブにする

使用中にコピーすると、書きかけの状態が保存され、後から開けなくなることがあります。「バックアップを取ったつもりが、壊れたファイルだった」という事態を避けるため、この順番は守ってください。

3. 現在のバックアップ体制を確認する

ここで一度立ち止まって、次を確認してください。

• バックアップは誰が取っているか。担当者が退職した後も動いているか
• どこに保存されているか。同じサーバの同じフォルダなら、事故のときに一緒に消えます
• 戻したことがあるか。取っているが戻せない、というのは非常によくあります

引き継ぎで最初に整えるべきはバックアップです。中身の理解より先です。バックアップさえあれば、その後の作業で多少失敗しても取り返せます。

第2段階: 構成を把握する

4. ファイルが分かれているかを確認する

きちんと作られている Access は、データを入れる側（バックエンド）と 画面を表示する側（フロントエンド）の2つのファイルに分かれています。

Access を開き、テーブルの一覧を見てください。テーブル名の左に矢印のアイコンが付いているものがあれば、それは「リンクテーブル」——つまり実際のデータは別のファイルにあります。

分かれている場合、各パソコンにフロントエンドのコピーが配られているのが正しい運用です。ただし現実には「みんなが共有フォルダの同じファイルを開いている」ことが多く、これは動作が遅くなるだけでなく、ファイル破損の主要な原因になります。

5. リンクテーブルの接続先を確認する

リンクテーブルがある場合、その接続先を必ず記録してください。 Access の「外部データ」タブから「リンクテーブル マネージャー」を開くと、接続先のフルパスが一覧で表示されます。

ここに書かれているのが次のような形式なら、注意が必要です。

• \\SERVER01\共有\... — そのサーバは今も稼働していますか。更新予定はありますか
• Z:\データ\... — ドライブレターは危険です。 パソコンごとに割り当てが違えば、そのパソコンでは動きません
• C:\... — 特定のパソコンの中を指しています。そのパソコンが壊れたら終わりです
• ODBC 経由の接続 — 接続先のデータベースのバージョンと管理者を確認してください

6. どのパソコンに何があるかを一覧にする

Access の引き継ぎで最も見落とされるのがこれです。 ファイルだけ引き継いでも動きません。次を紙に書き出してください。

第3段階: 人に聞く

ファイルを見ても絶対に分からないことがあります。前任者がいなくても、使っている人は残っています。次を聞いてください。

• この仕組みで、どの業務のどこを処理していますか
• 使っているのは何名で、どの部署の方ですか
• いつ動かしますか（毎日 / 月末 / 締め日）。決まった時間帯はありますか
• 止まると、何がどこまで困りますか。手作業で代替できますか。何時間かかりますか
• 過去に調子が悪くなったことはありますか。そのときどう対処しましたか
• 「この操作だけはやってはいけない」と言われていることはありますか

最後の項目は特に重要です。「月末処理の前にこのボタンを押してはいけない」といった暗黙の運用ルールが、どこにも書かれずに口伝で残っていることがよくあります。

やってはいけないこと

最新の Access で開いて「変換しますか」に「はい」と答える

古い形式（.mdb）のファイルを新しい Access で開くと、形式の変換を促されることがあります。ここで変換すると、 古い Access からは開けなくなります。 他のパソコンがまだ古いバージョンだった場合、その全員が使えなくなります。

必ず保全用のコピーを取ってから、かつ全パソコンのバージョンを確認してから判断してください。

「最適化」を安易に実行する

Access には「最適化/修復」という機能があり、ファイルサイズを小さくできます。有用な機能ですが、実行前には必ずバックアップを取ってください。 すでに軽微な破損があるファイルに実行すると、破損が確定することがあります。

とりあえずデータを消して軽くする

「古いデータは要らないだろう」と過去分を削除するのは、引き継ぎ直後にやることではありません。帳票や集計が過去データを参照している可能性があり、削除の影響は数か月後の集計で発覚します。

ここまでで見えてくること

第2段階まで進めば、「作り直しが必要かどうか」の判断材料はおおむね揃います。多くの場合、必要なのは全面的な作り直しではなく、 特定のパソコンへの依存を外すことと バックアップ体制を整えることの2つです。これだけで、当面の不安はかなり解消します。

なお、Access のフォームやレポートに書かれた処理（VBA）は、ファイルの中身を機械的に調べるだけでは取り出せません。実際に画面を開いて確認する必要があるため、そこは実機を見ながらの作業になります。